「じゃ、次回のミーティングから議事録を担当してくれるかな？」
インターグに入社した直後を振り返ると、初仕事は確か議事録作成だった気がします。
中高生の時に“書記”を担当したことはありましたが、何気に社会人になって議事録を書くのは初。
先輩から聞くところによると、新入社員が会議で議事録を取ることは結構あるらしいのです。
この記事では、
「次の会議から議事録を担当することになったのだが。」
「議事録を中々うまく作ることができなくて悩んでいる……」
このような不安や悩みを抱えた方々のためになる情報をまとめました。
ぜひとも、議事録作成の参考にして頂ければ幸いです！
お送りするのはインターグの末っ子こと、新入社員の Riki です。
宜しくお願いします！
議事録作成 虎の巻(書き方とコツ)
まずは、私が普段実践している議事録の作成法(通称 虎の巻)を公開したいと思います！
1．「単語」あるいは「文」レベルでメモを取る
まずは体裁などを気にせず、会議のポイントとなり得る箇所を
「単語」あるいは「文」レベルでメモを取りましょう。
流動的に会議は進んでいくので、
「聞き逃しとかしそうだなぁ……」と不安に思うかもしれません。
そんな不安を解消するコツは“無心”でメモし続けることです。
“無心”とは言え、一定の集中力を保つ必要はありますが、
メモを取る中で理解を深めていけば問題ありません！
例えるなら、TOEIC英語のリスニングに近い感覚だと思います。
その際に発言者の記載も行うと、議事録の明確化に繋がります。
２．肉付け、要約を行う
会議終了後は、記憶を辿りながら、話の流れや文脈を意識して単語や文を繋ぎ合わせます。
その際、箇条書きで端的にまとめるようにすると見栄えが良く、
かつ議事録を読む人の読みやすさにも繋がりますよ！
また、こうした肉付けと要約は記憶が新鮮なうちに早めに行いましょう！
振り返りが早ければ早いほど、
「あー、〇〇さんはこんなこと言ってたなぁ」とよりクリアに思い返せます。
情報の誤差が生まれないようにするためにも、
会議終了後すぐに議事録の整理を行うことをおすすめします。
※ここで一点、注意しておきたいポイントがあります。
要約するタイミングで記憶を辿り、思い出すという動作が入るということは……
１のメモ書きを、完全な“無心”状態で行うことは危険であるということです！
重ねてになりますが、無心と集中のバランスを取りながらメモを取りましょう。
３．会議のハイライトを３つ程度ピックアップ
肉付けと要約が終わったら、会議のハイライトを3つ程度ピックアップしましょう。
極論はハイライトを見ただけで、
出席の有無を問わずに誰もが会議の大枠を理解できることが理想です。
例えば、フォーマット内に自分で『総括』の欄を作り、
行われた会議の最重要事項を３つ程度ピックアップして記します。
２で既に箇条書きで要約しているという方は、
その中から特に重要だと思うものを選んでも良いでしょう！
４．補足情報を時系列に沿って追記
「会議の詳細について、もっと知りたいんだがな……」という方のために、
補足情報も議事録に記載すると親切かもしれません。
例えば『補足』の欄などを作り、 ハイライトに至るまでの流れを時系列に沿って掲載します。
掲載する内容は、 議事録に載せなかった(不要だと判断した)メモ書きや要約で構いません。
補足情報により「どのような経緯でこの決定になったのか？」と疑問を抱く人への手助けや、
決定事項に関する証明にもなり得ます。
補足情報を記載する際も、ポイントを押さえながら端的に記されていると、
より一層読みやすい議事録になるでしょう。
そもそも『議事録』とは何か？
引用元：danymena88によるPixabayからの画像
虎の巻に沿って議事録を書いている途中、私はある疑問を抱きました。
「そもそも『議事録』とは何だろうか？」
「私は何のために議事録を書いているのだろうか？」
この疑問を解消すべく、議事録について調べてみました。
Wikipediaでは以下のように説明されていました。
議事録（ぎじろく）、会議録（かいぎろく）とは会議の内容の文字による記録である。
「Wikipedia」より引用
また、議事録を作成する目的についての記載もありました。
議事録を作成する目的は会議により様々であるが、例えば、次のようなものがある。
・会議出席者にとっての備忘録
・会議出席者以外との情報共有
・会議で決定した事項の明確化・証明
・適正な手続を経て議決したことの証明
「Wikipedia」より引用
こうして見ると、会議における議事録(議事録担当者)は意外と大事な役割を担っています！
議事録の作成が法律で義務付けられている場合もあるようで、
ただのメモ書きの延長ではないことが分かりますね。
『良い』議事録とは？
議事録を書くことの意義を知った私は、
「議事録担当者ってそんなに重要な役割だったのか…」
「せっかくなら、その大役に見合うような良い議事録を書きたい！」
このように思いました。
では『良い』議事録とはどのようなものを指すのでしょうか？
それはズバリ……
『誰が見ても内容が分かるように作成する』
これに尽きます！
“誰が見ても”というのは会議に参加していない人、プロジェクトに関与していない人などを指します。
体験談を話すと、議事録を作り始めた当初の私は、
“とにかく聞き逃しをしないこと”こそが議事録担当者の役割だと考えていました。
しかし、ただ聞いたものをアウトプットしただけの議事録は
『誰が見ても内容が分かる』というポイントには沿っていません。
※全ての発言の内容・言葉・発言者を正確に過不足なく書いたものは『発言録』と言うのだそうです。
つまり、参加していない人に対する情報共有、
あるいは引き継ぎの際にも役立てられる仕様で作成することが望ましいです！
（実際、全ての文言を一言一句聞き逃すことなく議事録をとることはあまりに難しいです！）
新入社員が『議事録担当』をするメリット
引用元：NWimagesbySabrinaEickhoffによるPixabayからの画像
私が感じる、新入社員が『議事録を担当する』メリットは大きく分けて２つあります！
段階的に会社について理解できる
議事録を数回書き進めていくうちに、私は“あること”に気付きました。
「少しだけど、前回より会社のことを理解できている(気がする)！」
具体的に言うと、
共に事業を推進するメンバー、進捗状況、最終目標、事業の目的などの把握に繋がります。
会議を通した情報のインプットと、議事録上へのアウトプットが把握できる一番の理由だと思います。
また同時に、現時点における“自分の分からない点”もあぶり出せるのです。
その質問をもって先輩社員の方々とコミュニケーションを取れることも、
新人社員でかつ議事録担当ならではの特権だと考えています！
（新入社員の議事録担当は勉強するには打ってつけのポジションなのでは……？）
やりがいを感じられる
また『やりがい』を得たと感じています。
話していることは同じでも 、担当者次第で議事録の内容に微妙な誤差が生じると考えています。
（実際はほとんど無いと思いますが！）その誤差が重大な事案に結び付く可能性も０ではありません。
議事録が円滑な事業推進の一端を担っていることを自覚できてからは、
自分自身の責任感がより強くなりました。
できることが少ない新入社員だからこそ、今できる範囲で、責任を持って、良いものを残す。
この姿勢が仕事に対する『やりがい』にも繋がってくるのかなと感じています！
まとめ：新入社員が『議事録担当者』になって得られること
新入社員が『議事録担当者』になって得られることをまとめると、
- 『良い議事録』を書くためのスキルが得られる！
- インプットとアウトプットを通して、会社について理解できる！
- できることが増えて『やりがい』に繋がる！
良いことづくしです……
新入社員の『議事録担当』は大きなチャンスですので、
この機会を足掛かりにして、お互いにどんどん成長していきましょう！
