インターグでは、事業規模の拡大に伴って経費精算システム「HRMOS（ハーモス）経費」を新たに導入しました！
HRMOS経費の基本的な機能・特徴・使ってみた正直な感想についてご紹介します。
導入のきっかけ
インターグでは、これまで経費に特化していない汎用ツールを使って経費の申請や精算管理をしていたのですが、
事業が拡大しメンバーも増える中で、経費申請・精算の事務量が増えたため、専用のシステムを導入したほうが効率化できる＆ミスを低減できるということで検討を始めました。
経費ツールの比較ポイント
世の中に経費精算システムは数多ありますが、どれが自社に合っているのか調べ、問い合わせて、営業を受け、吟味して…を繰り返すのはとても大変でした。
そのため、せっかく調べたからには他社の総務担当者さんのご参考になれば！と思い、私たちの比較検討ポイントをまとめてみました。
電子帳簿保存法に対応しているか
2024年1月から、電子帳簿保存法により電子取引のデータ保存が義務化されました。そのため、データ保存の要件（タイムスタンプ、改ざん不能など）を満たしてシステムに格納できることが必須条件でした。
また、紙の領収書も電子帳簿保存法の要件を満たした状態で保存したかったので、スキャンデータも電子帳簿保存法に対応できるシステムを選びました。
会計システムと連携できるか
会計システムと経費精算システムって、繋がっていそうで繋がっていないんですよね…。そのため、普段使っている会計システムと連携できるかどうかがとても大事です。
具体的には、経費システムのデータが会計システムに自動連携されたり、経費システムからCSV出力すれば会計システムに取り込むことができたり、といった機能があるかをチェックしました。
機能・コストが過大にならないか
あまり機能とコストが充実しすぎていても、使いこなせなければ宝の持ち腐れになってしまいます。また、機能が多いほど、できることは増える一方で初期設定や変更が煩雑になります。
インターグはまだ30名弱の会社なので、機能やコストが会社の規模に合うように選定しました。
数千人規模の会社向けのシステムもありますし、とにかくコストを抑えて導入できるシステムもありますので、見積もりを取ってみることをおすすめします。
汎用ワークフロー機能があるか
経費精算と同時に、福利厚生関連の手当もまとめて申請できるのが理想でした。
インターグでは、手当は自分で申請することで支給されるので、各自が申請→マネージャーが承認というワークフローが必要です。
それならば、経費精算と手当申請のシステムをまとめちゃったほうがラクだよね？ということで、汎用ワークフローの有無も大事なポイントのひとつでした。
HRMOS経費の機能
上記のポイントを踏まえて3〜4個のサービスを検討した結果、インターグでは「HRMOS経費」を導入することになりました！
そこで、じゃあHRMOS経費にはどんな機能があるの？何ができるの？という内容をご紹介していきたいと思います。
経費申請・精算
経費精算ツールの基本機能です。申請者が経費を申請 → 承認者が承認 → 経理担当者がFBデータ形式で出力 → 精算、というのが基本的な流れになります。
事前に経費申請をしないと精算できない設定も可能です（設定しないこともできます）。
また、HRMOS経費アプリを使えば、スマートフォンで領収書撮影して、そのまま申請することもできます！
交通費・出張費
もちろん交通費や出張費も精算できます。
「駅すぱあと」と連携しているので、自宅の最寄駅と会社の最寄駅を入力すれば、自動でルートと交通費を出すことができます。
また、パターン登録もできるので、通勤ルートや営業のルートを登録しておくとさらに便利になります。
支払依頼
経理担当者に支払いを依頼する機能です。
例えば、取引先からの請求書を添付して振込を依頼したり、パソコンの購入にコーポレートカードでの決済を依頼したりなどの場面で使います。
請求書のPDFをここに添付すれば、電子帳簿保存法に対応した形で保存できます。
汎用ワークフロー
インターグでは、手当申請や身上情報の変更などもHRMOS経費の汎用ワークフロー機能を使って申請しています。
これによって、システムがあちこち散在するのを防ぐことができましたし、
従来使っていた汎用ツールのプランを安価なものに変更することができたので、コストダウンにもつながりました。
HRMOS経費を使ってみた正直な感想
良かった点
会社に合ったカスタマイズが可能
インターグには「ランチ補助制度」や「スキルアップ支援制度」があるので、ランチ補助の申請や書籍購入費用も手続きしたいというニーズがありました。
ランチ補助は「日当」項目をカスタマイズして使ったり、書籍やセミナー費用の支払いは「支払依頼」機能を使えるようにしたり、という風にインターグ仕様にアレンジすることができました。
Amazonでの物品購入がラク！
書籍や会社の備品を購入するとき、なんとAmazonの法人アカウントと連携して買い物することができるんです！これは便利！
これまでは経費精算専用ではない汎用ツールで管理していたので、どの申請分まで購入済みなのか、経理担当者がひとつひとつ確認しないとわからない仕組みでした…。
ですが、今回HRMOS経費とAmazonビジネスアカウントが連携したことで、
Amazonで商品を選ぶ → 自動で経理担当者に申請が届く → 経理担当者が承認 → ボタンを押すだけで購入完了
という、普段Amazonで買い物するときと同じようなスムーズな流れになりました！まさにインターグが求めていた機能という感じです。
機能とコスト感が合っていた
今回、合計3〜4社の経費精算システムを比較したのですが、機能とコストが一番インターグに合っていたのがHRMOS経費でした。
欲しい機能がありながらもシンプルな仕様なので、100名未満程度の会社さんには特に合うのではないかと思います。
コストについては、経費システム自体初めて導入したのでその分は純増ですが、
従来使っていた経費専用ではないツールの費用を抑えることができましたし、業務の効率化やミス低減を考えるととても納得感のある選択になりました！
困った点
項目名に文字数制限がある
「経費申請」「支払方法」など一つひとつの項目名をカスタマイズできるのですが、文字数制限が厳しいです。
「本当は "コーポレートカードの場合のみ" と注書きしたいのに、半角6文字までしか入らない…！」といったもどかしさがありました。
そのため、このような感じで半角カタカナも多用することに。
メンバーからは「ちょっとレトロな感じでかわいいね」とのコメントもありました。笑
初期設定が難しい
カスタマイズ性に富むシステムならではですが、導入時の初期設定が難しかったです。
例えば、ワークフローの設定方法が複雑だったり、マスターデータがどこに影響しているのかわからなかったり、といった部分に手こずりました。
導入サポートの方が1名ついてくださるので、その方に伴走していただいたおかげでなんとか設定完了しましたが、サポートなしではなかなかやりきれないと思います。
まとめ
インターグで導入した経費精算システム「HRMOS経費」についてご紹介しました。
経費精算システムってほんとに沢山あるんですよね。その中で自社に合ったものを選ぶのはなかなか大変です。導入してから「別のシステムにすればよかった〜！」と思っても、乗り換えるのにはまた時間とお金がかかってしまいますし。
今回、今のインターグにとっての最適な選択ができたのではないかなと思っています！
私たちの比較したポイントやHRMOS経費のレビューが、他の会社さんのご参考にもなれば幸いです。
