日報管理ツールをkintoneへ移行、日報を通じたコミュニケーションとは

Webツール

日報管理をkintoneへ移行しました

弊社はこれまでGoogleスプレッドシートを使用して日報管理を行っていましたが、先日より「kintone」へ移行しました。まだkintoneを日報として導入してから間もないですが、これまでと日報の形がガラリと変わり、このツールならではの魅力が見えてきました。

そこで今回は、kintoneの日報の特徴・機能、移行した目的についてご紹介したいと思います。新たな日報ツールの導入を検討をされている方へ参考になれば幸いです。

kintone(キントーン)とは?

kintone(キントーン)は、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムをかんたんに作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。業務アプリを直感的に作成でき、チーム内で共有して使えます。社員間のつながりを活性化する社内SNSとしての機能も備えているため、スピーディーに情報共有ができます。

kintoneヘルプ より引用

kintoneでは今回ご紹介する「日報」をはじめ、 データや業務プロセスの管理に便利な業務アプリを作る機能があります。

アプリの作成はプログラミングの知識がなくても作れるようになっており、
自分で1からアプリを作る以外にも、便利なアプリが豊富に用意された「kintone アプリストア」から選んでアプリを追加することもできます。

kintoneの「日報」にはどんな特徴が?

今回はkintoneの「日報」アプリを使用します。

kintoneの日報は様々なカスタムが可能で、用意されたツールを組み合わせて自社に合うフォーマットを作成することができます。もちろんデフォルトの状態で使用することも可能です。

今回弊社でカスタムした日報の項目は、以下の通りです。

  • 日付、曜日、作成者
  • 今日やること、今日やったこと
  • 業務達成度(0%~100%)
  • 業務の振り返り (良かった点、改善できた点など)
  • 仕事量は適切ですか?(1:少ない – 5:多い)  ※選択式
  • 気持ち面の調子はどうですか?(1:悪い – 5:良い)  ※選択式
  • 体力面の調子はどうですか?(1:悪い – 5:良い)  ※選択式
  • 何か困っていることはありませんか?その他、要望や相談、提案などあれば何でも記載してください。

業務の報告はもちろんですが、それ以外に「気持ちの面」や「体力面」といった「体調管理項目」も用意されています。

コロナ渦で在宅ワークが推奨されている今、メンバーの心身・健康面は以前よりもさらに気になるところではありますが、テレビ会議越しのコミュニケーションだけではメンバーの体調を把握しきれないというのも事実でした。

そうした意味でも、kintoneを通じて心身の調子を毎日報告するという項目があるという点は大変ありがたい気配りだと感じました。

また、kintoneの日報は一日の作業予定・実績を可視化し、メンバー全員にオープンに共有されます。そのため誰でも各メンバーの日報が確認できますし、自分のようなWebディレクターを担当する者としては他のメンバーのタスク状況の把握にも大変役立っています。

こんなコミュニケーション機能も

kintoneの日報には「コメント」や「いいね!」などのコミュニケーション機能があり、他のメンバーの日報へコメントやリアクションを記入することが出来ます。

インターグでは、このコメント機能を使って、業務について社長からフィードバックやアドバイスをしてもらうこともあります。

その他、フリースペースに書いたちょっとした感想へリアクションしてもらえることもあり、さっそく日報が新たなコミュニケーションツールとして確立されているという感覚があります。

こうしたコメントやいいね!の機能があることで一方的な日報にならない、という点もkintoneの日報ならではの魅力なのではないでしょうか。

そもそもなぜkintoneへ移行したのか

これまでご説明した内容を踏まえ、今回インターグが日報をkintoneへ移行した目的を簡単に説明します。

1.社員の成長へつなげる

自身の業務の良かった点、改善できた点を振り返ることで、自身の成長につなげる。モチベーションの維持・向上。

2.相互理解

記載内容を充実させることで、お互いの状況がより分かるようにする。

3.コミュニケーション

kintoneのコメント機能を使うことで、メンバー同士のコミュニケーションや、他のメンバーからのフィードバックをしやすくする。

以上の3点が日報管理ツールをkintoneへ移行した目的です。

移行前までの日報は「今日やること・今日やったこと・作業時間」という報告形式でした。この形式と比較すると、kintoneには様々なメリットがあるように感じます。

先ほどご紹介したコミュニケーション機能をはじめ、毎日繰り返しPDCAを回している感覚が以前よりも強く感じられているだけでなく、在宅ワークでもメンバーの状況が可視化されて相互理解ができており、上記の目的は確実に網羅できていると感じられました。

まとめ

いかがでしたか?今回はkintoneの日報についてご紹介しました。

そもそも日報とは、その名の通り「その日の業務内容について報告するもの」ですが、働き方が多様化する今、kintoneのような双方向の円滑なコミュニケーションを実現できる日報ツールはテレワークという働き方にもぴったりの存在なのではないでしょうか。

以上、WebディレクターのMomokoがお送りしました。

Momoko

この記事の筆者

Momoko

WEBディレクター・広報

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