2022.01.07Webツール

「Notion」でドキュメント管理を一元化！ショートカット・ノート作成・階層管理・データベース作成について解説します【後編】

ツール・サービス紹介仕事効率化

【Notionの画面と機能の説明】
【Notionのノート・データベース編集】
【Notionのショートカット/マークダウン記法】
オールインワンのドキュメント管理なら「Notion」で！

会社のナレッジ蓄積と共有を目的に、弊社ではドキュメント共有ツール「Notion」を導入しました。

【前編】ではNotionの特徴・料金プラン・導入のメリットをまとめてご紹介しました。

【後編】の今回はドキュメント作成、便利なショートカット、データベースの作成方法などについて解説していきます。

【Notionの画面と機能の説明】

画面の見方

Notionの画面は左側に「サイドバー」、右側に閲覧中の「ページ（ドキュメント）」が表示されます。

サイドバーには以下の4つの分類が表示されます。

ワークスペース（デフォルト）
プライベート（デフォルト）
お気に入り（任意で設定）
シェア（任意で設定）

「ワークスペース」はチーム全体で共有しているページ、「プライベート」は自分だけが閲覧可能なページが表示されます。

「お気に入り」はよく使うページを設定することで、サイドバーに表示させることができる機能で、「シェア」は全体ではなく一部メンバーのみに共有したページが表示されます。

ページ/ドキュメントの追加

新規ページの追加はいろいろな方法でできますが、サイドバーからだと＋ボタンを押してドキュメントを作成できます。

なお、サイドバー上では、Notionのページはツリー状（階層状）に「親 - 子」の関係で整理することができ、▽のアイコンでツリーを開閉できます。

特定ページの下の階層にページを作りたい場合は、親となるページ横の＋ボタンからページを作成しましょう。

ページの共有

ユーザー間でのノートの共有は、ウインドウ右上の「共有」から行いましょう。
例えばチームのユーザーを検索して共有・権限付与ができます。

編集権限を持っているユーザーが複数いれば、同じノートを同時編集するような使い方も可能となります。

（さらにチーム全体・Web全体・外部ユーザーへの共有も可能です。「共有されたページのみ/与えられた権限のみ」が対象ではありますが、誤って情報漏洩しないよう注意しましょう）

ちなみに、それぞれのページにサイドバー用のアイコンを設定することで、見たいページを探しやすくすることができます。

【Notionのノート・データベース編集】

基本操作

新規作成したノートは下図のような状態で開かれます。

基本的な操作は「/」または「;」を入力することで一覧が見れます。(下図参照)

一覧からやりたい操作を選ぶだけで簡単に好きなレイアウト・形式でノートを作成できます。項目にカーソルを合わせればガイドが表示されるので、使い方もわかりやすいです。

これだけで基本的な操作はおおむねまかなえるので、操作は非常にシンプルと言えるでしょう。

ぺージの要素「ブロック」

Notion独特の要素として「ブロック」というものがあります。

下図のようにテキストだけが表示されている場合でも、実際には2つの「ブロック」が並んでいて、それぞれの「ブロック」にテキストが入っています。

「ブロック」はひとつの情報のかたまりで、まとめてドラッグして移動したり、スタイルを変更したりできるので、編集時に便利です。

（下図のようにブロック左側のアイコンをドラッグすると、ブロックごとページ内の位置を移動できます）

Notionでできること（データベースの活用方法）

操作自体はわかりやすいですが、Notionで何ができるかを把握していないと、活用方法のイメージが沸きづらいかもしれません。そこで、ここではNotionの具体的な活用例を紹介します。

プロジェクト・タスク管理用のデータベースを作る
ノートやメモなどのドキュメントを作る
Notionの任意のページにリンクできるWikiを作る
議事録を作る

Notionの強みは、スプレッドシートの表のようなイメージで、データベースに情報をまとめられることです。さらに「そのデータを簡単に好きな場所に引用できること」「どの場所から編集しても相互的に変更を反映できること」「ひとつのデータをいくつかのビュー（見た目）に切り替えられること」が可能で、使いやすいUIデザインとあいまって、これが非常に便利な機能となっています。

以上のような特徴を踏まえ、ここからは一例として、「プロジェクト全体管理」「タスク全体管理」という二つのデータベースを作成してそれらを紐づける手順について簡単にご説明します

まず「プロジェクト全体」と「タスク全体」のデータベースを作ります。

それぞれに必要な情報を入力していくのですが、データベースの入力プロパティ（様式）は複数あり、シンプルな「テキスト」の他に、「日付」「ユーザー」「タグ」「チェックボックス」などが選べます。

また、「プロジェクト全体」と「タスク全体」のデータを紐づけることで「プロジェクトに対応するタスク」「タスクに対応するプロジェクト」などの情報を表示することもできます。

「プロジェクト全体」から個別の「プロジェクトY」のノートを作成することができます。ノートの中にノートを作成できる（ツリー階層で整理できる）のも、前述したとおり、Notionの特徴です。

「プロジェクトＹ」のノート内には、さらに詳細な個別の情報を入力していくことができます。例えば「プロジェクトＹに対応するタスク」を一覧化させれば、進捗管理として利用できるので、紹介していきましょう。

下の画像は、「タスク全体」のデータをプロジェクトＹで絞り込み（フィルター）し、表・カンバンボード・タイムラインのビューで表示して並べたものです。このデータは「タスク全体」の一つだけを利用しているので、同じデータを複製して並べるだけでこのようなことが可能です。三つのデータをそれぞれ別に作る必要はありません。

※ビューの種類は、表・リスト・カンバンボード・タイムライン・カレンダー・カードギャラリーがあり、それぞれに特徴があるので切り替えて試してみましょう。